Que documentos reunir por negócio numa mediadora imobiliária?

Um dossiê por negócio ajuda a mediadora a encontrar a informação que explica a faturação e os recebimentos. Também reduz a dependência da memória de uma única pessoa quando um processo muda de responsável ou demora a concluir-se.

Identificação e cronologia

Crie uma referência interna e registe as datas dos principais acontecimentos. Mantenha os documentos contratuais e comerciais necessários para compreender o serviço prestado, a entidade cliente e as condições acordadas. O conjunto exato depende da operação e dos procedimentos da agência.

Documentos financeiros

Associe ao processo as faturas, notas de crédito quando existirem, documentos de parceiros e comprovativos de pagamento. Se o recebimento ocorrer em várias parcelas, identifique a que documento corresponde cada parcela. As comunicações que expliquem alterações de valores devem ficar junto do processo.

Proteção e acesso

Os dossiês podem conter dados pessoais e informação comercial sensível. Defina quem precisa de acesso, onde os ficheiros são guardados e como são partilhados com a contabilidade. Envie apenas a informação necessária pelo canal acordado com o profissional responsável.

Revisão antes do fecho mensal

Liste os processos com faturação ou recebimentos no mês e confirme se os respetivos dossiês estão completos. Marque valores por receber e situações pendentes de esclarecimento. Uma pequena revisão regular é mais simples do que reconstruir vários processos no fim do ano.

Uma estrutura de arquivo adequada ajuda a mediadora a gerir a operação e a entregar documentos coerentes. Consulte a página sobre contabilidade para mediadoras imobiliárias para conhecer o âmbito do acompanhamento proposto pela MJR.