Inventário, devoluções e quebras: que documentos deve organizar uma loja?

O inventário de uma loja altera-se por compras e vendas, mas também por devoluções, perdas e ajustes. Sem registos desses movimentos, torna-se difícil relacionar o stock físico com a informação de faturação e compras.

Documente as entradas

Guarde as faturas dos fornecedores e confirme quantidades e referências recebidas. Se uma entrega vier incompleta ou danificada, registe a ocorrência e conserve as comunicações e documentos de correção. Uma fatura arquivada não explica, sozinha, uma diferença entre o que foi comprado e o que entrou no armazém.

Registe saídas que não são vendas normais

Devoluções de clientes, devoluções a fornecedores, quebras e produtos danificados devem ter uma identificação clara. Anote a data, o artigo, a quantidade e o motivo. Guarde o documento emitido ou recebido em cada operação. O tratamento fiscal e contabilístico concreto deve ser validado com base nos factos e nos documentos.

Conte e compare

Faça contagens físicas com uma periodicidade ajustada ao tamanho da loja. Compare o resultado com o registo de stock e investigue diferenças relevantes antes de proceder a ajustes. Uma nota simples sobre a causa provável ajuda a gestão e a contabilidade a compreender o movimento.

Use a informação para decidir

Além de apoiar o registo contabilístico, o inventário mostra artigos parados, ruturas frequentes e perdas. Observe esses dados juntamente com vendas e compras, sem confundir uma margem estimada de gestão com um resultado contabilístico fechado.

A MJR apresenta o acompanhamento contabilístico para comércio em Portimão. A documentação a entregar deve ser definida segundo o sistema de faturação e inventário usado pela loja.