Uma mediadora imobiliária pode ter vários processos em fases diferentes. Um negócio concluído, uma fatura emitida e um valor recebido são acontecimentos que precisam de ser relacionados, mas não devem ser tratados como se fossem sempre simultâneos.
Atribua uma referência a cada processo
Use uma identificação interna única para cada operação. Guarde com essa referência os contratos, documentos comerciais relevantes, comprovativos de conclusão, faturas e movimentos de recebimento. Assim, a equipa encontra a informação mesmo quando o processo se prolonga por vários meses.
Registe os intervenientes e os acertos
Se existir partilha de comissão entre entidades ou profissionais, mantenha a documentação que descreve os termos acordados e os documentos emitidos por cada parte. Anote alterações posteriores, como correções ou pagamentos faseados. O tratamento contabilístico e fiscal depende dos contratos e dos factos concretos; deve ser revisto pelo contabilista certificado.
Acompanhe valores por receber
Mantenha uma lista atualizada das faturas emitidas, dos pagamentos recebidos e dos valores ainda pendentes. Compare-a com o extrato bancário. Este controlo evita que a atividade comercial pareça equivalente à tesouraria disponível e ajuda a esclarecer diferenças antes do fecho mensal.
Feche cada operação com documentação completa
Quando o processo termina, verifique se os documentos comerciais, de faturação e de pagamento estão ligados à mesma referência. Registe os motivos de qualquer diferença. Um arquivo coerente facilita tanto o acompanhamento interno como a entrega de informação à contabilidade.
Consulte a página sobre contabilidade para mediadoras imobiliárias no Algarve e apresente a estrutura e o fluxo documental da sua agência à equipa da MJR.
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